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仕事の業務引継ぎ時の上司と部下の意識の違い

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上司のいうことが矛盾していることがありませんか?

上司がルールを決めたにも関わらず、いつの間にか、ルールが変わってしまうことが。それも、上司に有利なようにルールが変わってしまうんですよね。それでいて、以前こういうルールにしようって言うと、「知らない」とか「こうだったでしょ!」とか「変えたの」とか・・・上司にとって有利なルールに変わっていることってありませんか。

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業務引継書は、どっちが作るのか?

業務引継書は、業務を新たに引き継ぐ人がマニュアルを作成するのか?、それとも業務引継ぎを教える方である現行担当者が作るのか?ということで会議を開きました。

その結果、新たに業務を引き継ぐ人がマニュアルを作るというルールになりました。

新しい引き継ぎ者がマニュアルを作ることで、細かい作業内容や不明点などを記載して、自分のスキルにするためにという理由でした。業務を引継ぐ人は、今あるマニュアルを基にして、業務引継者に業務内容を教えながら、マニュアルに不足している部分を業務を引継ぐ人が追加したり、新たにマニュアルを作成することに。

部下の意見としては、現行の担当者がマニュアルを作成して、そこに新担当者が加筆して、追加していく方が、業務を引き継がれる新担当者としては業務の全体像が把握できるという話がありましたが、新たに業務を引継ぐ人が作成することになりました。

しかし、今思えば、これは上司がマニュアルを作成するのが面倒なだけで、決めたルールだったのです。それでも、そのルールを守り、継続するなら部内で決めたルールなので構わないと思っていましたが、上司に仕事を引継ぐことになると話は一変して変わってしまうのです。

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決めたルールは、どこに・・・?

そうです。現行の業務担当者が作ることに・・・

理由は、業務多忙とのこと。それに作ったマニュアルは、新たに業務を引継ぐ上司にではなく、部内全員に配信するようにとの上司命令。

引継ぎ書の作成がある程度、完了してきたため指示通りに部内の皆さんに内容確認依頼を行い、引継書の作成のポイントも連絡しました。

しかし、上司から1からやり直しとのことでさし戻ってきました。

その理由は、「1から10まですべてを網羅させること」でした。

  • このケースはこう対応するとか
  • 誰に電話を架けるのか
  • 連絡方法は口頭なのか、電話なのか、メールなのか、メモ程度でよいのか
  • 連絡が取れる時間帯は何時なのか
  • 連絡が取れない場合の対応はどうするのか
  • 承認ルートはどうなのか
  • 決裁は必要なのか
  • 押印申請は必要なのか
  • どの規程を見るのか
  • 社内問い合わせ先の部所と担当者、連絡先は

などとても細かいことを指摘されました。

指摘事項については、参照先を記載するだけではダメ?

外部への連絡先や担当者は記載していましたし、連絡方法は、その時の対応に準じて連絡方法を選べば良いだけで、そのために部内で共有している業者リストがあります。

それに社内規程やルールについては、知っておいて当たり前のことですので、それをわざわざ引継書に記載することは無いと思いますが・・・と上司にメールを返信。

結局、別室に呼ばれた、業務引継書を作る気がないのかと言われました。「作っています」と答え、指摘部分については、参照する資料の情報を記載していましたし、連絡先や担当者も別の共有ファイルがあるので参照先の記載もしていますと。

結局は、すべて記載するようにと押し切られてしまいました(T_T)

いいように使われている感じが否めなく不信感を抱く結果になってしまいました。皆さんの会社も同じだとは思いませんが、リスクを少しでも減らすために事前に内容確認を行ったほうがいいと思います。業務引継書を作るだけでも、ここまで細かいマニュアルを作るとなると、他の仕事ができない状況になります。

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